DI BALIK LAYAR PELAYANAN SOSIAL: PERAN SUBBAGIAN UMUM

   DI BALIK LAYAR PELAYANAN SOSIAL: PERAN SUBBAGIAN UMUM

 Oleh: jernih hati hsb

mahasiswa magang mbkm  dinas  sosial kabupaten padang lawas

PENDAHULUAN

Pelayanan sosial adalah salah satu fungsi penting pemerintah daerah dalam mendukung kesejahteraan masyarakat. Dinas Sosial sebagai instansi yang bertanggung jawab dalam penanganan masalah sosial dan harus memastikan seluruh program dan kebijakan yang dijalankan dapat berjalan dengan lancar dan tepat sasaran. Namun, keberhasilan pelayanan sosial tidak hanya bergantung pada program yang dirancang, tetapi juga sangat dipengaruhi oleh kualitas sistem administrasi dan manajemen internal yang ada di dalam organisasi.

Subbagian Umum merupakan bagian vital dari sekretariat Dinas Sosial yang memiliki peran strategis dalam mendukung kelancaran operasional. Dalam konteks ini, penting untuk memahami lebih dalam mengenai peran dan fungsi Subbagian Umum serta kontribusinya terhadap peningkatan efektivitas pelayanan publik. Melalui magang di Subbagian Umum Dinas Sosial Padang Lawas, saya memperoleh pengalaman langsung tentang bagaimana administrasi yang terorganisir dengan baik dapat memberikan dampak positif pada pelayanan sosial yang diberikan kepada masyarakat.

Pengertian  Subbagian Umum

Subbagian Umum merupakan salah satu bagian penting dalam struktur organisasi Dinas Sosial Kabupaten Padang Lawas yang berada di bawah koordinasi Sekretariat. Tugas utama subbagian ini adalah memberikan dukungan administratif dan operasional bagi seluruh unit kerja yang ada di lingkungan dinas. Fungsi utamanya meliputi pengelolaan surat-menyurat, arsip, perlengkapan kantor, kebersihan dan ketertiban lingkungan kerja, serta pengelolaan kepegawaian, keprotokolan, dan barang milik daerah.

Selain menjalankan fungsi teknis administrasi, Subbagian Umum juga berperan sebagai penghubung dalam komunikasi internal antara pimpinan dan staf, serta eksternal dengan pihak-pihak terkait. Dengan penyelenggaraan administrasi yang rapi dan tertib, subbag ini membantu menciptakan lingkungan kerja yang efisien, efektif, dan profesional.

Menurut Penjabat Kasubbag Umum dan Kepegawaian Dinas Sosial Padang Lawas, Bapak Ridwan Fachri Rangkuti, S.Pd,''Subbagian Umum bukan hanya pengelola surat dan kepegawaian, tetapi juga garda terdepan dalam memastikan sistem administrasi yang rapi dan terintegrasi berjalan dengan baik, sehingga program-program sosial dapat berjalan lancar tanpa hambatan administratif.''

Tugas Pokok dan fungsi Subbagian Umum Dinas Sosial Kabupaten Padang Lawas

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Padang Lawas Nomor 11 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kabupaten Padang Lawas Nomor 05 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Padang Lawas dan Peraturan Bupati Padang Lawas Nomor 37 Tahun 2019 Perubahan Atas Kedua Peraturan Bupati Padang Lawas Nomor 39 Tahun 2016 Tentang Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Struktural Dinas Daerah Kabupaten Padang Lawas, Dinas Sosial sebagai lembaga teknis daerah yang merupakan unsur pendukung pemerintah daerah yang dipimpin oleh kepala dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

Dinas Sosial Kabupaten Padang Lawas mempunyai tugas melaksanakan kewenangan Otonomi Daerah dan Tugas dekonsentrasi oleh pemerintah Pusat dalam bidang sosial. Untuk melaksanakan tugas tersebut, Dinas Sosial Kabupaten Padang Lawas mempunyai tugas dan  fungsi.

Uraian Tugas dan Fungsi adalah sebagai berikut :

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian :

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas  :

a.  Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;

b. Menyusun bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi  umum dan Kepegawaian;

c. Mengelola administrasi umum yang meliputi pengelolaan tata naskah  dinas,  penataan kearsipan, perlengkapan, dan penyelenggaraan kerumahtanggan dinas;

d.   Mengelola administrasi kepegawaian;

e. Menyiapkan bahan pembinaan dan pengembangan kelembagaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian;

f. Menyiapkan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian;

g.        Menyelenggarakan koordinasi dengan Propinsi dan UPTD Dinas Kesejahteraan dan Sosial;

h. Menyiapkan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;

i.  Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Peran Strategis dalam Mendukung Pelayanan Publik

Pelayanan publik yang baik tidak tercipta begitu saja, melainkan membutuhkan perencanaan yang matang dan pelaksanaan strategi yang tepat. Di lingkungan instansi pemerintahan, strategi menjadi kunci dalam menciptakan sistem kerja yang efisien, responsif, dan transparan kepada masyarakat.

Selama masa magang di Dinas Sosial Kabupaten Padang Lawas, khususnya pada Subbagian Umum dan Kepegawaian, saya ikut mengamati bagaimana strategi diterapkan dalam kegiatan pelayanan. Salah satu bentuk strategi yang sangat terasa adalah pengelolaan administrasi dan komunikasi antar bagian, yang dilaksanakan secara tertib dan terkoordinasi. Misalnya, dalam pengarsipan surat masuk dan keluar, setiap dokumen diinput dan diklasifikasikan dengan sistem yang sudah disusun agar mudah dilacak kembali. Ini bukan hanya sekadar rutinitas, tapi bagian dari strategi pelayanan publik yang memudahkan pimpinan mengambil keputusan dengan cepat berdasarkan data yang lengkap. 

Selain itu, strategi dalam membangun suasana kerja yang kolaboratif juga diterapkan. Saya, sebagai anak magang, tidak hanya menjadi pengamat, tapi juga diberi ruang untuk membantu dan belajar langsung di kegiatan pelayanan. Keterlibatan ini menjadi pengalaman yang sangat berharga karena saya bisa melihat secara nyata bagaimana peran kecil dari sebuah strategi administratif bisa berdampak besar dalam memperlancar pelayanan kepada masyarakat.

Dalam kegiatan harian, saya sering terlibat membantu staf dalam penginputan data, penataan arsip, hingga pelaporan kehadiran pegawai. Meskipun tugas tersebut tampak sederhana, tetapi justru menjadi bagian penting dalam mendukung sistem kerja yang strategis dan berorientasi pada pelayanan publik. Dari pengalaman ini, saya belajar bahwa pelayanan publik yang berkualitas lahir dari proses strategis yang melibatkan semua pihak mulai dari pimpinan, pegawai, hingga anak magang seperti saya. Strategi bukan hanya soal teori, tapi praktik nyata yang menjadikan pelayanan publik lebih cepat, tepat, dan menyentuh kebutuhan masyarakat.

Kolaborasi Tim Subbagian Umum

Subbagian Umum Dinas Sosial Kabupaten Padang Lawas merupakan unit kerja yang memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran administrasi dan operasional dinas. Di bawah kepemimpinan Bapak Ahmad Damhuri, SE, M.Si selaku Plt. Kepala Dinas, serta Bapak Mawardhani Daulay, SE sebagai Sekretaris, Subbagian Umum menjalankan tugas-tugas administratif yang vital. Sebagai Penanggung Jawab Kasubbag Umum dan Kepegawaian, Bapak Ridwan Fachri Rangkuti, S.Pd turut memastikan bahwa setiap kegiatan berjalan dengan tertib dan terkoordinasi. Dalam pelaksanaannya, Subbagian Umum juga didukung oleh delapan orang operator komputer sekretariat, yaitu Muharram Usman, Seri Purnama Nasution, Nur Khairani Nasution, Denni Saputra, Sri Ayu Wahyuni Nasution, Ade Irma Suryani Nasution, Yasser Mahmud Siregar, dan Dewi Kurnia Hutabar

Kesimpulan

Pengalaman magang di Subbagian Umum Dinas Sosial Kabupaten Padang Lawas memberikan gambaran nyata tentang pentingnya peran administrasi dalam mendukung kelancaran pelayanan publik. Subbagian ini menjadi tulang punggung birokrasi internal, yang bertugas memastikan kelengkapan dokumen, pengelolaan pegawai, serta pelayanan administratif berjalan efektif dan efisien. Dengan bimbingan pimpinan yang profesional dan staf yang solid, suasana kerja di lingkungan ini tidak hanya mencerminkan etos kerja yang tinggi, tetapi juga semangat kebersamaan dan kolaborasi. Melalui pelibatan langsung dalam berbagai tugas administrasi, mahasiswa magang memperoleh pelajaran berharga tentang kedisiplinan, tanggung jawab, dan nilai-nilai pelayanan publik.